ARTIKEL 1: DEFINITIES

Om onze samenwerking zo duidelijk mogelijk te maken, hanteren wij de onderstaande definities. Door het aanvragen van een offerte, het boeken van een dienst of het deelnemen aan een activiteit verklaart de opdrachtgever deze Algemene Voorwaarden (AV) te accepteren en na te leven.

Vitaliteit Hacks
De handelsnaam waaronder wij vitaliteitsprogramma’s, bedrijfsbootcamps, workshops, challenges, teamdagen en aanverwante diensten aan organisaties aanbieden. Vitaliteit Hacks is onderdeel van GroningenFit® Buitensport en richt zich specifiek op bedrijven.

Dienst / Diensten
Alle activiteiten die door Vitaliteit Hacks worden aangeboden, waaronder maar niet beperkt tot:
– BedrijfsBootcamp
– FitBeat (DJ-workout)
– Workshops & Challenges (zoals Focus Workshop en de Bamboe Challenge)
– Teamdagen en teambuildingsessies
– Coaching- en vitaliteitstrainingen
– Maatwerkprogramma’s op locatie

Opdrachtgever
De organisatie (bedrijf, instelling, school of vereniging) die een dienst afneemt of een offerte opvraagt bij Vitaliteit Hacks.

Deelnemer
Een medewerker, betrokkene of derde die namens de opdrachtgever deelneemt aan één van onze activiteiten.

Boekingsplatform / Planner
De digitale omgeving (zoals GroningenFit App de website www.vitaliteithacks.nl)  waarmee deelnemers zich kunnen aanmelden, inschrijven, gegevens kunnen beheren en activiteiten kunnen boeken.

Overeenkomst
De schriftelijke of digitale bevestiging van de opdracht, inclusief offerte, e-mailbevestiging of getekende opdrachtbevestiging waarin diensten, aantallen, tarieven en voorwaarden zijn vastgelegd.

Event / Activiteit
Elke door Vitaliteit Hacks georganiseerde of begeleide sessie op locatie of bij een externe partner, inclusief bedrijfsbootcamps, workshops en teamactiviteiten.

ARTIKEL 2: INSCHRIJVING EN BOEKING

Een dienst wordt geboekt zodra een akkoord op de offerte of opdrachtbevestiging is afgegeven. Dit kan per e-mail, digitaal ondertekenen of via het boekingsplatform.

Bij een proefles BedrijfsBootcamp geldt een vast tarief zoals vermeld op de website. Na inschrijving neemt Vitaliteit Hacks contact op om de definitieve datum af te stemmen.

FitBeat is een exclusief event en valt niet binnen de mogelijkheden van een proefles.

Voor deelname kunnen aanvullende gegevens worden opgevraagd (bijv. deelnemerslijst, gezondheidsverklaring indien nodig, locatie-informatie of veiligheidsvoorschriften).

Deelname aan activiteiten gebeurt pas na bevestiging van datum, tijd, locatie en eventuele aanvullende voorwaarden.

ARTIKEL 3: DIENSTEN EN AANTALLEN

Het maximaal aantal deelnemers per activiteit wordt vooraf afgestemd. Bij BedrijfsBootcamp geldt standaard een maximum van 20 deelnemers, tenzij anders overeengekomen.

Bij overschrijding van het maximum aantal deelnemers kan Vitaliteit Hacks:
– extra kosten in rekening brengen, of
– een tweede instructeur inzetten, of
– deelname weigeren om veiligheid te garanderen.

Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om correcte deelnemersaantallen tijdig door te geven.

ARTIKEL 4: TARIEVEN EN BETALING

Alle tarieven van Vitaliteit Hacks worden vermeld in de offerte en zijn exclusief 21% btw, tenzij anders staat aangegeven.

Facturatie vindt plaats op basis van de afgesproken diensten, aantallen en eventuele extra kosten voor materialen, locatiehuur of reiskosten.

Facturen dienen binnen 14 dagen te worden voldaan, tenzij anders overeengekomen.

Bij uitblijven van betaling behoudt Vitaliteit Hacks zich het recht voor:
– de activiteit te annuleren of op te schorten,
– wettelijke rente en incassokosten door te berekenen,
– de vordering uit handen te geven.

Tarieven kunnen jaarlijks worden geïndexeerd (maximaal 5%). Tariefsverhogingen door overheidsmaatregelen mogen direct worden doorgevoerd.

ARTIKEL 5: ANNULERING EN WIJZIGINGEN

Annuleren van een activiteit door de opdrachtgever kan kosteloos tot 14 dagen voor aanvang.

Bij annulering binnen 14 dagen geldt:
– 50% van het factuurbedrag verschuldigd bij annulering tussen 14 en 7 dagen,
– 100% verschuldigd bij annulering binnen 7 dagen.

Verplaatsen van een activiteit:
– kosteloos tot 14 dagen voor aanvang,
– binnen 14 dagen in overleg, afhankelijk van beschikbaarheid en mogelijk meerprijs.

Vitaliteit Hacks behoudt zich het recht voor een activiteit te verplaatsen of te annuleren wegens overmacht (bijv. extreme weersomstandigheden, ziekte instructeur, veiligheidsrisico’s). Er wordt altijd een passend alternatief geboden.

ARTIKEL 6: VEILIGHEID, RISICO EN AANSPRAKELIJKHEID

Deelname aan activiteiten van Vitaliteit Hacks gebeurt volledig op eigen risico van de deelnemer en de opdrachtgever.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het informeren van deelnemers over mogelijke risico’s, medische bijzonderheden of fysieke beperkingen.

De deelnemer dient vooraf zelf in te schatten of deelname verantwoord is.

Vitaliteit Hacks zorgt voor deskundige instructeurs en veilige begeleiding, maar is niet aansprakelijk voor:
– letsel, schade of verlies van eigendommen,
– lichamelijke klachten of blessures tijdens of na deelname,
– schade veroorzaakt door nalatigheid van deelnemers of opdrachtgever.

Vitaliteit Hacks kan besluiten deelname van een deelnemer te weigeren als er sprake is van veiligheidsrisico’s.

ARTIKEL 7: LOCATIE EN OMSTANDIGHEDEN

De opdrachtgever zorgt voor een geschikte, veilige locatie met voldoende ruimte, toegang en voorzieningen (bijv. verlichting, ondergrond, water, elektra indien nodig).

Indien de locatie niet veilig of geschikt wordt bevonden, kan de instructeur besluiten het programma aan te passen of te beëindigen.

Bij indoor- of outdoortrainingen waarbij rookmachines, discolichten, geluidssystemen (zoals FitBeat) of andere show-elementen worden gebruikt, dient de opdrachtgever te controleren of dit is toegestaan.

ARTIKEL 8: KLACHTEN

Klachten kunnen worden ingediend via e-mail of via het contactformulier op de website.

Vitaliteit Hacks behandelt klachten zorgvuldig en streeft ernaar binnen 7 werkdagen te reageren.

Eventuele geschillen worden primair in overleg opgelost. Indien dit niet lukt, is het Nederlandse recht van toepassing.

ARTIKEL 9: PERSOONSGEGEVENS EN PRIVACY

Vitaliteit Hacks verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het uitvoeren van diensten, planning, communicatie en veiligheid.

Gegevens worden verwerkt volgens de AVG en conform de privacyverklaring van GroningenFit / Vitaliteit Hacks.

Tijdens activiteiten kunnen foto’s en video-opnames worden gemaakt voor marketingdoeleinden als hiervoor vooraf toestemming is gegeven.

Op verzoek verwijdert Vitaliteit Hacks beeldmateriaal waarin iemand ongewild herkenbaar in beeld staat.

ARTIKEL 10: SLOTBEPALINGEN

Op alle overeenkomsten met Vitaliteit Hacks is Nederlands recht van toepassing.

Indien een bepaling nietig blijkt, blijven de overige voorwaarden volledig van kracht.

Vitaliteit Hacks kan deze voorwaarden periodiek wijzigen. De meest recente versie is altijd te vinden op de website.